Publié le 23/07/2019

ACCOMPAGNEMENT DES CHANGEMENTS : Garder la main sur son projet

 

Garder la main sur son projet - accompagnement changement

Garder la main sur son projet est indispensable pour le mener à bien. Il s’agit pour l’entreprise de concevoir et piloter le projet dans lequel la transformation attendue répondra au mieux aux objectifs particuliers de l’entreprise.

Voici quelques clés pour faire avancer son projet tout en en conservant la maitrise.

 

Définir les intentions du projet

Un projet se définit d’abord par une intention de faire, fondée sur une vision stratégique de l’avenir de l’entreprise avec ses différentes composantes :

  • économiques -> Pour une entreprise du bâtiment accompagnée par l’Aract Bretagne, l’introduction d’un outil numérique devait permettre d’optimiser le temps des conducteurs de travaux afin qu’ils puissent se consacrer à la gestion de gros chantiers à forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
  • techniques -> Dans un ESAT, Établissement et Service d’Aide par le Travail, il s’agissait de reconcevoir son atelier légumerie en particulier pour respecter la réglementation en matière d’hygiène alimentaire.
  • opérationnelles -> Dans un SSIAD, Services de Soins Infirmiers A Domicile, l’introduction du numérique devait permettre de gagner du temps sur des activités de transmissions d’informations et de sécuriser les informations sensibles des patients.
  • sociales -> Dans le cadre du projet d’une association de garde d’enfants, l’un des objectifs était d’améliorer la circulation de l’information pour rendre certaines situations de travail moins contraignantes et ainsi favoriser le maintien en emploi et l’attractivité des métiers.

 

 

Aller au delà des attentes techniques et économiques

Généralement, les choix d’investissement et de conception dans l’entreprise sont guidés par des considérations techniques et économiques. Des aspects essentiels, mais qui ne suffisent pas pour effectuer les bons choix. D’autres enjeux – opérationnels et sociaux - sont souvent peu anticipés, voire occultés. Pourtant les impacts de la transformation sur ces dimensions seront réels et peuvent mettre à mal la réussite du projet.

L’ensemble des enjeux d’une transformation sont à identifier et à transformer en objectifs partagés pour le projet. Ils seront garants d’une amélioration réelle de la performance de l’entreprise et de la qualité de vie au travail des salarié.e.s.

 

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Ça s'est passé chez nous !

 

Abattoirs : des enjeux bien identifiés

abattoir accompagnement changements

Pour un abattoir accompagné par l'Aract Bretagne, la mise en évidence des enjeux des parties prenantes du projet et la formulation des objectifs associés se sont traduits de la manière suivante :

  • répondre à la demande locale d’abattage multi-espèces (notamment en augmentant la capacité de production),

  • répondre aux enjeux sociétaux concernant la connaissance de la provenance des produits par les clients et le développement de circuits courts,

  • maintenir un service sur-mesure, à la demande, qui fait la spécificité de l’abattoir actuel,

  • réduire l’impact environnemental de l’outil,

  • améliorer les conditions de travail des salarié(e)s de l’abattoir.

 

 

je garde la main sur mon projet - les intentions

 

 

Mobiliser pour conserver la maîtrise du projet et co-concevoir

Maîtriser son projet de transformation repose sur une démarche pilotée, partagée et concertée qui précise le rôle respectif et les relations attendues de chacun (direction, prestataires, chef de projet, équipe projet, représentants du personnel, salarié.e.s).

 

je garde la main sur mon projet - mobiliser
  • La maîtrise d’ouvrage est la ou les personnes pour laquelle le projet est réalisé (le ou les commanditaires). Elle définit les objectifs, finance et exploite le futur site ou process.

  • La maîtrise d’œuvre conçoit et réalise les transformations.

 

La participation des salarié.e.s, futurs utilisateurs, experts de leur travail, est essentielle pour l’analyse des usages, notamment lors de l’étude de conception afin de guider les choix de conception et permettre à chacun de se projeter.

 

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ESAT - des acteurs mobilisés, un projet qui avance

Pour le projet de conception d’une nouvelle légumerie dans un ESAT (Établissement et Service d’Aide par le Travail) d’une trentaines de salarié.e.s, plusieurs acteurs ont été mobilisés  :

  • Un pilote (la directrice) : en charge de la dynamique du projet, du lien avec les acteurs mobilisés, garant de la méthode, des étapes et du planning.

  • Un groupe projet (La directrice, le responsable production, les moniteurs de l’atelier, une aide monitrice, 2 salariés représentants du personnel, le chargé de maintenance et l’architecte) : chargé de définir les orientations, de débattre des propositions et de trouver les compromis

  • Un groupe de travail (le responsable de production, un moniteur, une aide monitrice et 3 salarié.e.s) : mobilisé pour parler du travail réel, des besoins associés aux objectifs identifiés et faire remonter des propositions au groupe projet sur la base du plan.

 

Organiser et animer la conduite de projet

 

La démarche repose sur des étapes clés et un processus qui se répète.

 

je garde la main sur mon projet - schéma

 

Lors d’un projet, des décisions irréversibles sont prises. Ces arbitrages qui jalonnent l’avancée du projet réduisent progressivement la capacité d’action sur celui-ci : validation d’un cahier des charges, choix d’un prestataire, utilisation du budget…

L’enjeu consiste à impulser une démarche ascendante pour enrichir le projet, le plus tôt possible, de façon à fiabiliser la prise de décision avant qu’il ne soit trop tard, et ce depuis les grandes caractéristiques du projet jusqu’à la détermination des organisations, des aménagements et du matériel.

 

je garde la main sur mon projet - etapes

 

Comme le montre le schéma ci-dessus, plus on avance dans un projet, plus on connaît le contour et le contenu de la transformation, mais plus les marges de manoeuvre se réduisent du fait des prises de décisions et des ressources déjà utilisées.

Il est donc essentiel d’avoir un regard précis sur le travail, ses besoins et ses évolutions, le plus tôt possible et à toutes les étapes du projet de façon à assurer une véritable maîtrise des impacts.

 

 

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